日本の生産性については、以前から色々言われてきました。働いている時間が長い割に、仕事が出来ていないということ。忙しいという割に、生み出していないこと。実際、日本人の生産性は、先進国中、最下位です。

文化的背景がどうとか、海外のやり方を日本に持ち込んでも使えない、などなど、意見は色々あるかとは思います。例えば、日本人は仕事が丁寧だから、とか。が、それを踏まえても先進国中生産効率最下位というのはどうだろう。

海外のやり方をそのまま持ち込んで改善出来ないというのであれば、日本文化にあわせたやり方を考えだしてでも解決するべきです。だって、実際いくら丁寧に仕事したところで、それが他の国の同列の商品より、高額に評価されなければ意味がないのでは？と思ってしまいます。

ということで、色々トライしてみました。ただ、トライというほど斬新な内容ではなく、足元を見なおしてみただけです。そして、結果的に生産性が2倍になりました。ただし、私たちは6人程度の組織で、しかも業務委託形式 ( ウェブ制作 ) なので、チームによって合うあわないがあるかもしれません。

色々考えて試してみて、なんだかんだ効果が出たものからまとめてみます。一見、当然のことのように見えることもあるのですが、ちゃんと出来ているかどうかをしっかり見直すことで、もしかしたら効率アップに繋がるかもしれません。

コミュニケーションコストを管理する

まず、これです。コミュニケーション。とにかく日本の社会には無駄なコミュニケーションが多すぎます。コミュニケーションが多いことによって、いかにコストがとられてしまうかを、もっともっと重点的に考えた方が良いです。

単純な話、頂く額は同じ金額なのにも関わらず、何度も打ち合わせをしているのであれば、打ち合わせをした回数分、コストがかかっているのは当然です。

例えば社内会議。社内の会議も実際にやればやるだけコストがかかります。その会議やミーティングが本当に必要なのかどうか、電話やスカイプで済ませられるものをわざわざ時間をとって集まっていないか、徹底的に考えるべきです。意識の共有のための定例等ありますが、普段、定例をしなくても情報共有できる意識作りとシステム作りに力を入れるべきです。

ミスコミュニケーションを起こさないため、というのであれば、少ないコミュニケーションでもミスが起こらない意識づけと仕組み作りに注力すべきです。コミュニケーションに頼るのは、仕組みづくりへの惰性だと考えます。コミュニケーションで物事を解決するよりも仕組みで解決した方がローコストです。

お客様とのコミュニケーションもそうですね。「ちょっとしたミスをおかしてしまった時に、許してしまうためのコミュニケーションづくり」という話もどこかで聞きましたが、そもそも仕事は結果で判断すべきものです。普段の仕事で結果を出しているのであれば、頻繁に会ったりしなくても「使いたい」と思うでしょう。

自らサービスを使う側として考えても、お金を払ってサービスを使っているのですから、余分な時間をサービス提供者とのコミュニケーションにかけず、本来やるべきことに集中した方が良いわけです。頻繁に会わなければ信頼感を確認できないような相手なのであれば、もっと信頼感のある相手と仕事をしたほうがよいはずです。

ましてや、会うことによって価格があがるとか、資料の見た目によって価値が向上するなんて話も何度も聞きますが、まったくもって謎です。いくら会った所で、資料の見た目がよかった所で、結果的に希望通りのサービスが提供されなければ無価値です。結局、任せたら希望に沿った内容、もしくはそれ以上の内容が、最低限の労力で返ってくる。普通に考えたらそれが理想です。

過去の実績と、実績にいたる論理を説明出来ること。そして、その価値に払うに相応しい額であるかどうかを、業界の平均を見ながら見定めること。そこに多くのコミュニケーションは必要ありません。価値を理解すれば判断は可能です。1発でその価値を理解できないのであれば、相手の説明が分かりづらかったのでしょう。分かりづらい説明をする会社をあなたは選ぶでしょうか。

もちろんブレストや、ビジネス作りのためのミーティング、最初の顔合わせなど、必要なコミュニケーションもあります。大切なのは、必要なコミュニケーションと不必要なコミュニケーションをしっかりと認識し、すべきかそうでないかを判断することです。いずれにせよ、日本の商習慣というものもあるのでしょうが、コミュニケーションにもコストがかかる、という認識をしっかりと持ち、管理していく必要があります。

ひとまず、まずはコミュニケーションの最適化を図り、打ち合わせ回数が少なくても成り立つ仕組みを徹底的に考えました。ウェブ制作に関しては、メールとチャットだけで納品までスムーズに行き着いてしまうことも少なくありません。今は、おかげで直接のコミュニケーションは楽しい飲み会、顔合わせ、ブレスト、事業でどうしても顔を合わせて話さなければならないことで圧倒的に抑えられています。価格もある程度お客様の希望にあわせても、余裕が出せるようになりました。

ITツールを活用する

そして、様々なコスト削減、最適化のために活用するのが、ITツールです。ITを使わない場合、導入が遅れることで会社にとっての機会を逃してしまうことは多々あります。今の時代であれば、かける必要の無いコストをかけてしまったり。

まず、基本的に、チーム内のミーティングは、可能な限りスカイプにしました。お客様とのコミュニケーションも、可能である場合はスカイプを推奨することもあります。もちろん、直接会ってコミュニケーションをとった方が良いケースもあります。ただ、普通に足で会いに行くことと比べて、移動料金、無駄な会話の削減など、様々な効果があります。特に、移動コスト削減は大きいです。さらに、時間も削減できます。直前まで仕事をして、ミーティングが終わったらすぐに仕事を再開できる。直接会っていたら、この前後に移動時間と移動コストがかかるわけです。

その分、作業に余裕が出るので、例えばちょっと要望が増えた場合でも、対応可能な場合も多くなりました。また、作業時間が増える分、クオリティが格段にあがりました。万が一何か聞き忘れたり確認漏れをしてしまった場合でも、チャットを使った素早いコミュニケーションで補填できるようにになりました。

結果的に仕事の結果で信頼感を得ることが出来、リピーターも増えました。結局のところ、スカイプを使ったコミュニケーションコスト削減は、サービスを提供する側だけでなく、お客様にとっても商品の価値を高めながらローコストでサービスを手に入れられるような状況が出来たわけです。

また、チーム内の共通連絡、およびお客様とのやり取りは、ほとんど、チャットワークやライングループ、フェイスブックグループでまわしています。スカイプでミーティングを行ったあとに、議事録を即座に上記のツールでシェアしたりもします。コミュニケーションのツールは色々あるのですが、なんだかんだ言って、単純な情報のやりとりは、普段から使い慣れているツールが、最も確認しやすいようです。フェイスブックやラインに関しては、ふとした瞬間に見ますから、レスポンスや確認が早いです。ちなみに、メールはほとんど使わなくなりました。今や、送られてくるのは、迷惑メールが99％。

他にも便利なツールはたくさんあります。Timezone.ioという、誰がどこにいるかをツール上で把握できるツール。Slackという最近世界中を席巻しているコミュニケーションツール。繋ぎっぱなしのビデオチャットアプリSqwiggleなど、どんどん新しい働き方に対応していくツールが生まれています。これらを使えばさらにコミュニケーションを最適化していけるとは思いますが、まだ使い慣れていない点や、現状の導入しやすさを考えて、目の前のツールから使っています。

受けるべき仕事を精査、得意分野に絞る

業務委託の場合、なんだかんだ言って一番効果あったのではないでしょうか。業務委託でなくても、出来ないところまで無理してやる、というケースは発生するかもしれませんけれども。営業の際、類似分野であれば、なんでもかんでも仕事を受けてしまいがちです。出来そうなものはなんでも取る、やれそうなものは過去の経験に問わず、出来ると話す。これは、巨大な金額であればコストよりも手に入れる金額の方が大きくなることもあるでしょうが、実際マイナスになっている可能性を考えてみた方が良いです。特に小さいチームであればリソースも限られていますから、無駄は極限まで省くべきです。

例えば300万の受注があったとしても、かける期間と人件費、そして交通費、コミュニケーションコスト、その他雑費が多ければ多いほど、300万の価値は下がっていきます。そこに、わからないことや未経験のこと、極端に時間がかかることなどが発生すれば、調べたり、無駄に時間を食ってしまったりと、さらに余計な労力がかかります。サービスを提供し終わるまでに1年かかったとしたら、月々25万円の仕事を12案件こなしてしまった方が、リスクもコストも、そして何より「ストレス」も、低かったかもしれません。

特に前払いならともかく、後払いの場合はなおさらです。集金のサイクルが遅ければ、客先そのものが倒産して回収不可能、なんてケースもあります。自分のチームのキャッシュがまわらなくなる可能性もあります。逃げられてしまう可能性もあります。高いお金を扱えば扱うほど、リスクもストレスも高まるのは当然です。だからこそ、なんでも出来る、なんてことには持ち込まず、実際にかかる労力やコストを考えながら「得意かつ可能な限り労力をかけなくてすむ仕事を、可能な限り高額で獲得していける仕組み」を考える必要があるのです。

そして、先ほどから「ストレス」という言葉を出していますが、実際、なんでもかんでも受けて、不得意な分野を調べながら進めていく、という仕事には大きなストレスがかかります。期間が決まった中で、出来ないことを出来るようにするわけですから、それこそストレスは絶大です。そのストレスが生産性を落とし、さらに、他の出来るはずの仕事にまで影響を及ぼしたりもします。慣れていない仕事をするのであれば、慣れている人を仲間に加えてから、先にすすむべきです。もしくは研究して出来るようにした上で提供すること。そうでなければ、生産性を犠牲にすることになります。

ディレクション関連業務の最適化

これはウェブ制作やグラフィックデザイン業務ならではでしょうか。そうでもないか。ウェブやグラフィックに限らず、業務委託の場合、お客様とコミュニケーションを取る役目があるので、その時の参考になればいいと思うのですが。とにかく、徹底的にディレクション業務を最適化しました。そして共通ルール化し、チームメンバーおよび代理店のディレクターさん含めて認識をあわせました。さてさて、ディレクション業務の最適化、および共通ルール化とは一体どういうことでしょう。

ウェブ制作の場合、割とこれを聞き出せば、ある程度の案件は間違いなくイメージがずれない、という基本があります。よく、制作されたデザインがイメージと違う、という内容であったりとか、根本的な修正が多発して炎上、ということになりますが、それは基本中の基本を抑えられていないからです。基準を抑えれば、直接言葉を交わすこと無く、チャットのみで完結させてしまえる案件もあります。

例えば、デザインのイメージで違うものを出してしまうのは、お客さまがイメージしているものと違うものを出してしまうからです。当然ですね。であれば、打ち合わせの最中に、作り手とお客様のイメージを、徹底的に一致させればいいだけの話です。もし具体的なイメージをお客様がもっていないのであれば、そこはディレクションのやり方で、提案と共に納得のいくデザインをイメージしてもらえればいいだけの話。意識や認知を合わせない中で生み出してしまうデザインは、間違いなく無駄な労力がかかります。

いずれにせよ「格好いい」や「可愛い」という認識が双方ずれてしまっているから、事故が発生するのです。デザインに限らずそうです。認識がずれているから事故が起きる。これは、全ての仕事で共通なのではないでしょうか。極力、その差異を埋めればいい、それだけです。大抵事故が起こる場合、認識を合せるフェーズが不十分であるケースが多いのです。

実はよくあることなのですが、ひとまず、格好いい感じのデザインを2パターン作ってくれ、みたいな状態でデザイナーに仕事が渡されることもあります。そもそも「格好いい」のイメージが人によって違うわけですから、もちろんお客様とディレクターの間でも異なります。デザイナーの間でも異なります。その格好いいをみんなで共通意識をもてるような状態にすることが、見当違いのものを作らない一歩になるわけです。ところが、案外、できていません。

なので、私たちは、これまでの上手く行った経験をベースとして、ディレクションの方法を一通りまとめました。そして、チーム内の認識はもちろんのこと、代理店様にいたるまで、必ずこうしてきてくれ、こういう情報まで引き出してきてくれ、という認識をあわせ、ディレクション業務にあたってもらうことにしました。その結果、事故らしい事故はほとんど無くなり、今では、たいした手直しもなくスムーズに仕事が進められるようになりました。

ここで何が言いたいかというと、最も成功する方法をテンプレート化して、全員が共有すればいい、という話です。無印良品にはムジグラムといったマニュアルがあるそうですが、マニュアルも使いようです。それが、単純にメンバーを縛り付けるものではなく、メンバーが作っていくものにすればいいのです。もしオリジナルの方法を加えるのであれば、そのオリジナルの方法をむしろマニュアルに組み込んで、全体的に何が一番効率がいいのかを模索していくこと。その上で、若干、自分の方法論とか癖を取り入れるのであれば、良いと思います。誰も事故案件にしたくない。であれば、最も事故にならない方法を全員で共有すればいいだけの話です。

また、前述したように、自分たちが得意な範囲に仕事の受注を絞り、その得意範囲を徐々に広げていく方式であれば、ディレクションの共通ルール化もある程度しやすいです。つまり、ここまであげてきた改善を一通りおこなって、はじめて全てが100％の機能を発揮できるようになることでしょう。

今出来る仕事を先延ばしにしない

定番中の定番なのですが、案外出来ていませんね。連絡は即座に返す。今出来る仕事はさっさと終わらせてしまう。これこそ、コミュニケーションコストを下げながら、信頼感を得るためのコツそのものと言ってもよいかもしれません。チャットに返信したり、電話で少し話をしたり、1回1回はそんなに時間のかかるものではありません。さっさと終わらせてしまいましょう。終わらせることによって「返さなきゃ」と思っているストレスを減らすことができます。

今、この記事に関しても、空いた時間で書いているのですが、自分が爆速で仕事を終わらせれば、それだけ、自分のコンテンツを更新していけるわけです。とにかく今やるべきことを爆速で終わらせて、さっさと帰宅して、自分のやりたいことをやるように意識づけをしていきましょう。まだ仕事に慣れないからスピードが出せない、なんてこともあるでしょう。それでも、範囲を限定して特定のことをやり続けることによって、速度が出せるようになります。

とにかく実践を積んで、経験を重ね、速度感を持って仕事をする。返す返事はすぐ返し、終わらせられることは即座に終わらせてしまう。この意識づけが生産効率アップに役立ちます。だから、残業代なんてものは害悪です。会社の生産性を落とし、さらにチームメンバーが自分の時間も失う仕組みです。むしろ、早く終わらせることができたら、給料を多めに貰える仕組みが重要なのは明らかです。もちろん、そこにはひとりひとりの作業量を均等に分配する、しっかりとしたマネージメントが必要になってくるわけですが。

今抱えているタスクの管理を徹底的に行う

というわけでマネージメントや仕事の配分という概念が必要になってきます。それぞれの生産性を評価しようとするのであれば、適切に仕事の分配を行う必要があります。よく、日本では、仕事が遅れている人の分を早く終わった人が手伝うという文化があります。が、手伝って解決するのではなく、そもそも仕事が遅れている人に与える仕事を少なくし、その分評価を下げるなど、タスクを振り分ける側が評価そのものを調整、管理することによって適切な評価を与えることが重要ではないでしょうか。

しかも、助け合いだからと言って、出来る人が出来ない人の仕事を、適切な管理下以外のところで手伝ってしまった場合、出来る人にはその分の適切な評価が与えらない可能性もあります。手伝った分を、適切に評価できる仕組みがないからです。誰かが見ていたとか、なんとなく頑張ってるよね、というような形式ではあまりにも不明瞭すぎます。仕組みとして、きちんと出来る人を評価していくシステムがなければならないはずです。

おまけに出来なかった人にも残業代が振り分けられ、結局、人に仕事を押し付けたのにも関わらず給料は増える、という謎の展開になります。適切な評価がくだされないどころか、できる人ほど仕事が集まり、過酷になっていき、やがてモチベーションが下がり、優秀な人からやめていくような流れが構築されてしまうでしょう。

適切に人を評価するためにも、マネージメント側が適切にタスクを分配することです。もし、残業が膨大に発生していたり、評価が適切に行われていないのであれば、それは管理する人の惰性でしか無いと感じます。適切に仕事を分配し、適切に管理することが、効率よく社内のリソースを使っていく方法の重要事項です。適切にリソースを把握し仕事を振り分けることは個人でも可能ですので、ぜひトライしてみると良いでしょう。

時間とコストの管理を徹底的に行う

出来る人は、時間とコストに対する意識を強烈に持っています。自分が今何をしていて、次に何をすればいいのか。明確に意識することで、生産性をあげていきます。作業にしても、常に何時までに仕事を終わらせる、何時間で作業を終わらせる、という感覚を常に持っていることが大切です。例えば同じ作業でも、1人の人が3時間かけて終わらせるのと、ダラダラ5時間かけて終わらせるのでは、圧倒的にコストが違いますよね。

簡単な話ですが、自分の時給が2,000円であれば、3時間で6,000円、5時間で10,000円かかるわけです。ところが、今、日本ではそういった意識を持って働いている人が圧倒的に少ないのではないかと感じます。それでは、生産性は下がる一方です。いわゆる自分の仕事とコストの関係を意識しない働き方を続けてしまうと、チームにとってはそれだけで大打撃です。とにかく早く良いものを作り出せる人に仕事を任せるのは当然です。

ところが、前述した通り、日本ではダラダラ仕事をする人に残業代を与えるという、仕事が遅い人が儲かるという非常に合理的ではない仕組みが採用されています。逆ですね。早く良いものを作り上げる人を評価する仕組みを作り、そこにむけて全員がモチベーションをあげられるような形でなければなりません。だからこそ、皆、自分にかかるコストと時間を意識しながら働く意識づけが出来ます。こういった意識の問題は、単純に話をすることももちろんですが、既に作り上げられたチームの場合は、いきなり意識を変えてくれと言っても無理な話ですので、仕組みから意識を変えられるように変化させていかなければなりません。飲みニケーションでどうにかなる問題もあると思いますが、根幹に関わるような大きな改革となってくると、飲みニケーション程度ではどうにもならない時もあります。

個人事業主の方がこれを意識し始めれば、格段に生産性があがります。いったいどれくらいの時間をかけて、目の前の仕事を終わらせるのか、常に意識してみましょう。例えば50,000円の仕事を請け負った時、どのくらいの時間で終わらせれば、自分の理想とする収入になるでしょうか。時給5,000円で計算しているのであれば、10時間です。10,000円なら5時間です。こういった意識づけを常に行うだけで、実際の収益に影響が出てくるでしょう。

道筋の計画をおおまかに立てる

最終的に、どうしたいのかを考えておきましょう。そして、ゴールから逆算して道筋を考えてみましょう。まず何をすればいいかが理解できるのではないでしょうか。ゴールから見て、今、自分自身がどの位置にいるのかが、ある程度把握出来るのではないでしょうか。変化の早い現代においては、目指すべきゴールさえ変わることがあります。ただ、将来的に筋道が変わったのだとしても、目の前のゴールを決め、ステップを踏んでいくことには意味があります。

例えば、どこへ行くかもわからない、目指す場所も分からないのに、ひたすら頑張り続けられるでしょうか。目の前に、ただ継続するだけの日々が広がっているだけで、今の仕事に対するモチベーションをキープ出来るでしょうか。どこかのタイミングで意思がくじけてしまうことがあることでしょう。

ところが、目の前に目指すべき場所が見えていたらどうでしょう。辿り着くまであとどれくらいなのか、その道筋がしっかりと見えるだけで、モチベーションをキープすることが出来ます。組織を運営する側としては当然です。優秀な人ほど、お金にはついてきません。いくら大金を積まれたところで、仕事や働くことに対する価値を見出すことが出来なければ、そう簡単に話に乗らないのが実際のところだと思います。一方、個人の場合でも目の前に目指すものがあることと無いことでは、その力に差が出てくるのかと思います。

自分自身がこんなことを実現したい、あんなことを実現したい。なんていう未来への願望が、個人の心を奮い立たせ、ある一定の爆発力を生みます。極論、お金持ちになりたい、とかでもいいと思うのですが、そういったあからさまな願望を推進力とした場合、なかなか人の心を動かしづらいことも事実です。仲間にも、自分自身にもビジョンを見せ、推進力に変えて行く。もしモチベーションが上がらないという方は、何か一つ、嘘でもいいから目の前に目標を作ってみてはいかがでしょうか。

まとめ

以上、8つの項目の改善の結果、飛躍的に生産性を向上させることができました。どれもこれも、実際考えてみると当たり前のことだったりするのですが、案外、出来ていないことも多いものです。もし、自分自身の仕事の仕方を見なおした時、応用できそうなことがあったら、試してみるといいかもしれません。

ただ、1つ気づいたことは、やはり日本の文化や商習慣そのものが、生産効率をあからさまに下げているケースがあるんだろうな、と思います。特に不必要なタイミングでわざわざミーティングを持ったり、電話で15分ですむんじゃないかと言う内容を、1時間時間をとって、不必要なことを話してしまったり。不必要なことは、休憩時間や仕事以外の時間で話せば良いのに、と考えてしまいます。

日本人の生産性は先進国中最下位、ということですが、その状況に変化を起こすためには、もっと根底的な意識から改善が必要になってくるのかもしれません。生産性が悪いとイメージがある以上、今の働き方がベストだということは無いはずです。