電話やメールって仕事のツールとして使いづらいです、ほんとに。

クライアントが使ってるからとか、まだまだ利用している人が多いからとか。
未だにメールと電話を多用しているのであれば、使わないように努力すべきです。

なぜなら、他のツールに比べて、使いずらいですから。

使いずらいものは、便利なものに、いずれ変わっていきます。
変わった時に、使い慣れている方が求められることは当然です。

事実、僕が今、直接取り引きさせて頂いている方の大半はそうです。
FacebookメッセンジャーかChatwork、LINE、SLACKなどなど。
新しいコミュニケーションツールに移行しています。

Chatoworkって何？ SLACKって何？ という話は、また別途まとめていきます。

もはや、メールも電話も、一切使っていません。
ここ半年ほど、仕事のやりとりを電話で行ったのは、10回に満たない回数です。
それでも、以前の倍以上に仕事は効率化されています。
スムーズにプロジェクトを進めることが出来ています。

未だ、電話やメールでコミュニケーションをとっているのであれば。
クライアントさんや、仕事相手にはっきり言ってあげましょう。

「僕らはChatworkかSLACKを使ってますので、それでお願いできますか」と。

はっきり言った方が、社会全体にとって有益です。
わざわざ不便なものを使い続けるだけ、社会全体の進歩は遅れます。

ちなみに、僕が取引させて頂いている方は、全員が自ら話をしてきます。
ChatworkかSLACKでやりとりしてるんですが、良いですか？と。
だから、逆にありがたいんです。

それが正しい姿なのです。
社会の進歩についていくために、絶対必要なことです。

なお、電話とメールでしかやりとりできない場合、基本的に無知と判断されます。
もしくは、よっぽど何かのセキュリティが厳しいか、どちらかですね。

僕も、相手が何の理由もなく「電話とメールで」というのであれば同様の判断をします。
「いずれ時代についていけなくなる人だ」「遅れているな」と無意識に感じます。
その時点で興味を失ってしまうことも、多々あるくらいです。

セキュリティや、コンプライアンスなどの問題があるのなる、仕方ありません。
それは、むしろ、個人ではなく会社が変わるべきです。

メールや電話も情報が漏洩するときはします。
むしろ、コンピューターウィルス感染なんか、メールの方が感染しやすいです。
メールに添付されたウィルスを間違って開き、感染、というケースがほとんどですからね。

それがChatworkやSLACKのようなツールであれば不要なスパムメールなんて届きません。
完全にクローズドな環境の中でコミュニケーションを取ることができます。
もしセキュリティ的な問題があるとすれば、運営会社がクラッキングされた時でしょう。

電話にいたっては、もはや仕事のツールとして多用すべきものではありません。
なぜなら、人の時間を不本意なタイミングで奪うからです。

基本的に、誰かが電話をかけてくる時、暇なことなんかありません。
営業中であったり、作業中であったり。
何かしらの仕事をして、それらは確実に期限があります。

そんな貴重な時間を使って、電話を取らなければないのです。
挙句、LINEで送れば済む内容だったりするわけです。
そんなの後で返信するから、LINEで送ってくれよ、と。

電話にしても、いつ仕事の話がかかってくるか分からない心理的な圧迫があります。
会議の最中や作業の最中に何度も何度も電話をかけられたものでは、仕事が進みません。
一生、まともに集中して作業することなんて出来ないでしょう。

さらに、そうでなくても電話は不便です。
なぜなら、記録が残らないからです。

言った言わないの問題なんて、口頭でコミュニケーションを取るから起こるわけです。
文字としてやり取りしていれば、同様の問題なんて起きません。
あとから文字に起こして記録する、なんて話は２重に面倒です。
完全なる2度手間です。

また、もし文字に起こすのであれば。
ちょっとした短時間の電話を全部記録するなんて、面倒で仕方ありません。
必要であれば、直接会うかスカイプなどのインターネット電話で時間を取ればよいのです。

ちょっとした確認程度であれば、LINEの方が早く対応できます。
1つメッセージを入れておいてもらえれば、電話よりも早い速度でレスポンスできます。
挙句に議事録も勝手に残るわけです。

電話はLINEやその他のコミュニケーションツールに切り替えましょう。
メールはChatworkやSLACKのようなツールに切り替えるべきです。
よりスムーズなコミュニケーションを実現できます。

最初は慣れないかもしれませんが、なんだって最初は慣れません。
ただ、だからといってコミュニケーション手段を効率化しないのは愚策ですね。
継続した時間の分だけ、時間と効率を失っていくわけです。

まだ電話とメールしか使っていない人は、早めに次の段階へ移行しましょう。
ちゃんとしたビジネスマンだったら、すでに多くの人が対応済みです。
最もパフォーマンスを発揮できる、最適な環境を構築していますからね。

上山 翔太

株式会社クオン代表取締役

2007年からWEBデザイナー / エンジニアとして活動を開始。2015年には、セブ島にて立ち上げた日本人対象のクリエイター育成スクールと運営していたメディアを売却。その後、アメリカで事業デザインを無理やり学ぶ。帰国後は起業家育成プログラムを立ち上げ、新規事業開発、起業家育成に従事するほか、マーケティング戦略策定、ウェブ開発技術を提供。「IT留学シェアハウス」や「起業教育・支援プラットフォーム」を開発、運営。その後、株式会社QUONを立ち上げ。WEB制作事業を軸として、クリエイターと起業家を産む村づくりプロジェクトなどをバリ島と日本を中心に推進。