이벤트가 커지면? 100명 전후의 이벤트를 운영하는 팀의 포인트.

처음에는 작게 시작했더라도, 점차 이벤트는 확대됩니다.

커뮤니티가 확대됨에 따라 고려해야 할 점은, 지금까지와 같은 방법으로는 점차 통제가 어려워진다는 것입니다.

특히 100명 이상의 이벤트가 되면, 회장 전체에 신경 쓸 수 없게 되고, 자신이 직접 대응할 수 있는 인원수에도 한계가 생깁니다.

이렇게 되면, 주최자의 일은 「팀 구성」에 의식을 집중할 필요가 생깁니다.

사람들을 어떻게 참여시키고, 스태프를 늘리고, 조직적으로 이벤트를 관리함으로써, 참가자 유치나 기획, 당일 현장 대응을 진행해 나갈 필요가 있습니다.

이벤트를 운영하는 조직을 만들 때, 주의해야 할 포인트는 4가지가 있습니다.

무작정 동료를 초대하여 조직화하는 것이 아니라, 자신의 이상을 제대로 이어받아 운영해 줄 조직을 만들어 나갈 필요가 있습니다.

이벤트를 위해 시간을 제대로 내줄 사람을 끌어들이자.

우선, 이벤트를 한다고 하면, 본업으로서가 아니라, 남는 시간에 참가하는 사람이 많을 것이라고 생각합니다.

하지만, 본업이 아니라고는 해도, 동기 부여를 높이고, 이벤트에 진지하게 임해줄 사람과 함께하지 않는다면, 좀처럼 이벤트 자체가 성립되지 않습니다.

실제로, 아무리 우수한 사람이 모여 있다고 해도, 가끔 참가하는 정도의 동기 부여로는, 어떤 일도 성공하지 못합니다.

특히 아무런 실적이 없었더라도, 미경험자였더라도, 이런 것을 하고 싶다, 저런 것을 하고 싶다며 스스로 앞장서서 행동으로 옮기는 인물이, 훨씬 가끔 참가하는 우수한 인물보다 도움이 됩니다.

경험이 풍부하고 지식도 있는 인기 있는 사람은, 가끔 조언을 받는 정도가 적당합니다. 팀의 멤버로서 활약할 포지션은 아닙니다.

어쨌든 시간을 내주고, 이벤트나 기획에 진지하게 임해줄 멤버가 필요합니다. 그리고 서로에 대해 잘 알고 있는 것이 중요합니다.

이벤트 확대를 위해서는, 무엇보다 즐겁고 밝고 설레는 팀 구성을.

많은 이벤트에 참가해 왔습니다. 그리고 다양한 이벤트를 보아왔습니다. 그중에서, 좋은 이벤트일수록 팀이 즐거워 보였다는 것은 틀림없습니다.

확실히, 가끔 싸우거나 부딪히는 일도 있습니다. 하지만 결코 앙심을 품지 않고, 바로 즐겁고 설레는 마음으로 다음 기획에 나설 수 있습니다. 그런 팀 구성이 되어 있는 것이 가장 중요합니다.

평소에도 함께 놀아도 즐겁습니다. 이것저것 진지하게 이야기해도 즐겁습니다. 그런 분위기를 만드는 것이 중요합니다.

이벤트는 기본적으로 즐거운 것입니다. 그것은 손님뿐만이 아닙니다.

스태프도, 주최자도, 팀 전체로서도 그곳에서 무언가를 진행하는 것이 즐겁기 때문에, 다음에도 또 하자는 마음이 생기는 것입니다.

즐거우니까, 설레니까 진지하게 기획하고, 조금이라도 모두와 함께 무언가를 하고 싶다는 생각에 스스로 참여하게 되는 것입니다.

이것은 어쩌면 이벤트뿐만 아니라 팀 빌딩 전체에 있어서도 말할 수 있는 것일지도 모릅니다. 어쨌든 설레는 팀을. 모두가 즐겁게 웃을 수 있는 팀을.

그럼에도 불구하고 진지하게 논의하고 앞으로 나아가는 것이 즐겁다고 생각할 수 있는 팀 빌딩을 목표로 합시다.

팀 내 역할을 명확히 하고 도구로 효율적인 정보 공유를.

즐겁고 설레는 팀이 만들어지면 우선 역할을 명확히 합시다. 심지어는 직책을 정하고 멋진 이름을 부여해도 좋을지도 모릅니다.

그리고 필요한 것은 신속한 정보 공유입니다. 본업 중간에 시간을 내어 운영하는 사람이 많을 것이고 그렇게까지 커뮤니케이션에 많은 시간을 쓸 수는 없습니다.

그래서 Chatwork나 Slack과 같은 커뮤니케이션 도구를 최대한 활용하여 신속하고 원활한 정보 전달을 위해 노력합시다.

알고 계신가요? Chatwork나 Slack.

Facebook 메신저나 LINE은 사용하는 분들도 많을 것이라고 생각하지만 과거 정보를 찾아보는 것이 매우 번거로워지는 것이 Facebook 메신저이며 LINE입니다.

그런 점에서 Chatwork나 Slack은 빠른 정보 공유도 가능하며 또한 과거 정보도 원활하게 참조할 수 있습니다. 만약 사용법을 모르는 분이 있다면 꼭 한번 사용해 보세요.

역할 분담과 원활한 커뮤니케이션을 실현하고 팀의 패스워크를 더욱 원활하게 진행하기 위해 더 사용하기 쉽고 효율적인 도구를 활용해 나갑시다.

수익은 명확히 나누세요. 수입 외에 다른 목적을 부여합시다.

솔직히 100명 정도의 이벤트로는 큰 수익이 되지 않습니다.

단순한 산수 이야기입니다. 예를 들어 100명을 모았다고 가정하고 한 사람당 5000엔을 받았다고 합시다.

그래도 50만 엔 정도이고 100명이 들어갈 수 있는 장소를 빌리고 또한 5000엔의 가치를 내기 위해서는 그에 상응하는 장소와 내용이 필요합니다.

그렇게 되면 기껏해야 손에 남는 것은 20만 엔 정도일 것이고 그 20만 엔마저 결국 혼자 독식한다면 멤버들의 불평불만도 쌓일 것입니다.

이벤트 운영으로 돈을 번다고 말하는 사람은 대부분 스태프를 무료로 일하게 한 경우만을 상정하고 있습니다. 당연히 주최자 혼자만 돈을 버는 것 같으면 아무도 따라오지 않게 됩니다.

따라서 팀의 규모, 모객 규모, 비용, 기타 전체적으로 종합하여 이벤트는 최소 1000명을 모으겠다는 마음으로 본업으로 하지 않으면 큰 이득이 되지 않습니다.

그래서 주최자는 스폰서를 유치하고 자금 조달을 하려고 생각하지만 그만큼 매력적인 장소와 모객을 해야 하므로 매우 힘든 일입니다.

이벤트로 돈을 벌려고 생각하지 말고 다른 본업을 활성화하기 위한 기폭제로서 이벤트가 존재하는 것이 효과적이며 위험도 적어집니다.

이번 기회에 이벤트는 프로모션 중 하나라고 생각하고 수익은 모두가 나누도록 합시다. 수익을 나누어 조금이라도 동기 부여가 된다면 그것이 더 큰 가치가 될 것입니다.

일반적으로 100명 이상의 사람들에게 직접 아날로그 방식으로 도달할 수 있는 기회는 흔치 않습니다. 정기적으로 브랜드를 발신하는 장소라고 생각하고 진행하는 것이 좋을 것입니다.

요약

사업은 팀워크가 중요하다고 말해져 왔지만, 이벤트는 팀이 중요해진다는 가장 전형적인 예입니다.

이벤트를 만드는 팀이 제대로 그 장소를 즐기고 있고 설레는 마음으로 앞으로 나아갈 수 없다면 좋은 이벤트는 만들어지지 않습니다.

무엇보다도 이벤트는 모두가 즐겁고 설레는 장소를 공유하는 것입니다.

개최하는 주최 측이 설레지 않는다면 즐거운 분위기 같은 것은 만들어낼 수 없습니다.

손님들뿐만 아니라 팀이 설레기 때문에 마찬가지로 즐기고 싶은 사람들이 모여 마음이 전염되어 장소가 만들어지는 것입니다.

침울하고 어두운, 싸움만 하는 팀에는 좋은 손님은 가까이 오지 않습니다.

만약 100명 전후의 이벤트, 그 이상의 이벤트를 한다면 우선 즐거운 팀을 만듭시다. 모두가 즐겁게 술을 마실 수 있는 팀을 만듭시다.

그것이 좋은 이벤트를 만들기 위한 첫걸음이 될 것입니다.